Cara Membuat Surat Lamaran Kerja

Konten []
Dalam makalah ini akan dibahas bagaimana menyusun surat lamaran kerja (application letters) yang baik. Istilah surat lamaran kerja bagi banyak pihak bukanlah hal yang baru, apalagi bagi para lulusan perguruan tinggi yang ingin memasuki dunia kerja.

Surat lamaran kerja adalah surat yang digunakan oleh seseorang untuk melamar kerja pada suatu organisasi/lembaga yang membutuhkan karyawan atau pemimpin pada suatu bidang tertentu. Pada umumnya ketika melamar kerja, sesorang harus menulis surat lamaran kerja yang dilengkapi dengan sebuah resume (daftar riwayat hidup). Dalam surat lamaran, dijelaskan berbagai kemampuan yang dimiliki oleh pelamar kerja yang cocok atau sesuai dengan posisi/jabatan yang ditawarkan, atau sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pelamar kerja hanya mengemukakan poin-poin penting yang relevan dengan persyaratan pekerjaan yang ditawarkan.
PENULISAN SURAT LAMARAN KERJA

Pendekatan AIDA

Pendekatan yang dapat digunakan dalam membuat surat lamaran kerja adalah pendekatan Attention, Interest, Desire and Action-AIDA. Penjelasan lebih rinci tentang pendekatan AIDA tersebut akan dijelaskan berikutnya.

Sebagaimana penulisan resume, penulisan surat lamaran kerja juga perlu menggunakan pendekatan Attention, Interest, Desire and Action-AIDA untuk menggugah atau menarik perhatian pembaca. Pendekatan AIDA in lebih menekankan pada sisi sikap pelamar kerja dan apa manfaat yang didapat oleh pembaca.

Secara lebih rinci, pendekatan AIDA adalah sebagai berikut.
  1. Prinsip pertama dalam penulisan surat lamaran kerja adalah attention (perhatian). Artinya, pelamar kerja harus dapat meyakinkan pihak organisasi/lembaga pencari kerja (pembaca) bahwa pelamar kerja memiliki sesuatu yang bermanfaat atau dapat menumbuhakan rasa tertarik bagi pembaca. Jelaskan ide/gagasan yang membuat pembaca antusias untuk menyimak apa yang anda tuliskan. Pembaca tentunya bertanya-tanya tentang manfaat yang dapat ia peroleh. Pelamar kerja dapat juga mengemukakan tentang bagaimana ia mendapatkan informasi lowongan kerja dan alas an mengapa ia tertarik pada posisi/jabatan tersebut.
  2. Prinsip kedua dalam peulisan surat lamaran kerja adalah interest (minat). Artinya, pelamar kerja harus dapat menarik perhatian pembaca dengan menjelaskan relevansi pesan0pesan yang disampaikan. Dalam hal ini, pelamar kerja perlu menjelaskan dan menegaskan bahwa kualifikasi yang dibutuhkan tersebut relevan dengan kemampuan yang dimiliki dan ia yakin mampu menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan baik. 
  3. Prinsip ketiga dalam penulisan surat lamaran kerja adalah desire (hasrat). Artinya, pelamar kerja harus dapat menumbuhakan hasrat pembaca untuk mengetahui lebih jauh apa yang sudah dituliskan dalam surat tersebut. Pelamar kerja juga dapat meyakinkan embaca melalui bukti-bukti pendukung yang relevan dengan posisi yang dikehendaki. 
  4. Cara Membuat Surat Lamaran Kerja
    Cara Membuat Surat Lamaran Kerja
  5. Prinsip keempat dalam penulisan surat lamaran kerja adalah action (tindakan). Artinya, pelamar kerja harus dapat memberikan saran kepada pembaca untuk mengambil suatu tindakan tertentu berkaitan dengan harapan/keinginannya dalam menulis surat tersebut. Salah satu tindakan tertentu yang dapat dilakukan oleh pembaca adalah memberi kesempatan untuk melakukan wawancara kerja (job interview). 

Pengorganisasian Surat Lamaran Kerja

Penulisan Surat lamaran kerja yang baik perlu memperhatikan kaidah-kaidah baku dalam penulisan surat lamaran kerja. Artinya, seorang pelamar kerja harus memahami dan mempersiapkan dengan sebaik-baiknya apa saja yang perlu dituliskan dalam surat lamaran kerja serta bagaimana pengorganisasian penulisannya. Hal ini memiliki arti penting baik bagi pelamar kerja maupun bagian evaluasi lembaga atau organisasi penerima kerja.

Secara umum, pengorganisasian penulisan surat lamaran kerja memiliki tiga bagian utama, yaitu paragraph pembuka,pertengahan, dan penutup. Masing-masing dapat dijelaskan lebih rinci berikut ini.

a. Paragraf pembuka

Surat lamaran kerja sebagaimana bentuk surat-surat bisnis yang lain, harus dibuat sebaik mungkin dan menarik perhatian (attention) bagi pembacanya. Surat lamaran kerja harus menyatakan secara jelas pelamar kerja sedang melamar suatu pekerjaan, sehingga ia perlu juga mengidentifikasi jenis pekerjaan yang diminati.

Surat lamaran kerja yang baik, yang menarik perhatian pembacanya, perlu mencantumkan hal-hal berikut:
  1. Rangkuman, Pada bagian awal surat lamaran kerja, pelamar perlu mengemukakan kualifikasi yang dimiliki, yang paling relevan dengan jabatan yang diinginkan dan jelaskan bahwa kualifikasi tersebut akan menguntungkan/memberikan manfaat bagi perusahaan atau lemabag yang dilamar.
  2. Nama, Pelamar kerja dapat menyebutkan nama seseorang yang sudah dikenal oleh pembaca (yang menawarkan kerja) atau seseorang yang menyarankan pelamar kerja untuk melamar pekerjaan di perusahaan atau lemabag tersebut. Meskipun demikian, pemenuhan terhadap kualifikasi yang dibutuhkan tetap menjadi penilaian yang pertama dan utama.Pada umumnya, pola ini digunakan ketika lowongan/kesempatan kerja tersebut hanya digunakan untuk kepentingan internal organisasi tersebut, miasalnya jumlah karyawan yang dibutuhkan hanya satu orang, maka pola rekrutmennya cenderung tertutup, bukan terbuka. 
  3. Sumber Publikasi, Sebutkan dari mana pelamar kerja mendapat informasi tentang adanya lowongan kerja di perusahaan tersebut. Sumber informasi ini antara lain surat kabar, majalah, radio (sebutkan nama surat kabar/majalah dan tanggal penerbitan, atau nama radio dan tanggal diumumkan). Dalam surat lamaran jelaskan secara singkat bahwa pelamar kerja memenuhi persyaratan yang dikehendaki oleh perusahaan. 
  4. Pertanyaan, Gunakan kalimat tanya pada awal paragraph untuk menarik perhatian pembaca yang menunjukkan bahwa pelamar kerja mengetahui problem, kebutuhan, dan tujuan suatu organisasi serta mempunyai keinginan untuk membantu memecahkan masalah tersebut. Jadi, hal itu akan memberikan manfaat bagi pembaca. 
  5. Cuplikan berita, Pelamar kerja dapat mengambil cuplikan berita di surat kabar atau majalah yang menyebutkan bahwa suatu perusahaan sedang merencanakan tenaga operator, dan sebagainya. 

b. Paragraf Pertengahan

Setelah menarik perhatian pembaca pada awal para paragraf, pelamar kerja perlu menyajikan kualifikasi yang dimilikinya untuk mengisi suatu pekerjaan yang diinginkannya, dalam suatu ruangan yang disingkat (mungkin tidak boleh lebih dari tiga paragraf) pelamar kerja tidak boleh mengulang apa yang sudah dinyatakan dalam resume. USahakan penjelasan dalam paragraph tersebut benar-benar sangat diminati(interest) dan sangat diharapkan (desire) oleh pembaca.

Dalam paragraf pertengahan ini pelamar kerja perlu mendiskusikan kualifikasi yang dimiliki dari sudut pandang pembaca (employer) yang mecakup:
  • Pendidikan , Kebanyakan para lulusan suatu perguruan tinggi mempertimbangkan pendidikan sebagai kualifikasi yang paling penting. Jika demikian, mereka harus menempatkan pendidikan pada bagain yang pertama, baik pada surat lamaran kerja maupun pada resume. Pada bagian pendidikan ini, pelamar kerja akan dapat Menunjukkan bahwa ia mempunyai latar belakang dalam dunia bisnis yang cukup luas dan bdiang tertentu secara mendalam, Menunjukkan bagaimana pendidikannya relevan dengan jenis pekerjaan yang dilamar, Menjelaskan bagaimana dan mengapa ia menambahkan bidang studi pilihan penting di luar bidang studi inti. 
  • Pengalaman Kerja, Bagaimana jenis pekerjaan yang pernah dilakukan, terutama yang berhubungan dengan pekerjaan yang dilamar, dapat digunakan untuk membantu memperkuat kualifikasi yang dimilikinya.Dalam hal ini, pelamar kerja perlu menyatakan secara jelas berbagai fungsi atau kegiatan yang dapat dilakukan. Atas dasar itu, pelamar kerja akan dapat menunjukkan kepada pembaca bahwa Pelamar kerja memperoleh suatu pengalaman yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas/pekerjaan baru, Pelamar kerja akan dapat melaukan adaptasi dan mencoba bekerja sama dengan lingkungan, Peamar kerja dapat memikul tanggung jawab suatu pekerjaan dengan lebih baik, Pelamar kerja adalah orang yang mampu bekerja keras. 
  • Sikap, Minat, Aktivitas dan Kualitas, selain latar belakang pendidikan da pengalaman kerja, pelamar kerja dapat menambahkan berbagai informasi tambahan yang dapat mendukung pekerjaan yang dilamar. Pelamar kerja dapat menjelaskan tentang kemampuannya daam melakukan kerja sama dengan orang lain, sikap pelamar kerja terhadap bidang pekerjaan, perusahaan, suasana kerja, dan kualitas personal (kegiatan ekstrakuaralikuler dan sejenisnya). 

c. Paragraf Penutup

Paragraf terakhir dari surat lamaran kerja pada umumnya berisi suatu harapan tindakan (action) sebagaimana yang terdapat pada surat-surat penjualan. Pelamar kerja dengan menyatakan keingnannya untuk melakukan wawancara sesuai dengan waktu yang telah disediakan oleh organsasi perusahaan atau lembaga yang dlamar.

Untuk mempermudah pihak perusahaan menghubunginya, pelamar kerja perlu memberikan alamat yang jelas dan lengkap, termasuk nomor telepon, faxi mile (kalo ada).Alamat email (bila ada), dan jam berapa pelamar kerja dapat dihubungi, pagi, siang atau malam hari.Untuk beberapa perusahaan barangkali pelamar kerja, perlu melampirkan amplop plus prangko balasannya.


Yth Manajer Personalia                                       Surakarta, 7 Januari 2011
PO Box 67126
Jakarta


Dengan Hormat


Iklan bapak diJuwita pos tgl 1 januari 2011 menarik perhatian saya, kaena saya memiiki kualifiasi yang disyaratkan untuk menduduki posisi sekretris. Disamping memiliki kemampuan berbahas inggris, baik secara lisan atau tulisan, saya juga mampu mengoprasikan sistem computer yang bapak gunakan saat ini.


Saya berusia 20tahun, belum menikah, dan memiliki kesehatan yang sangat baik. Saya lulusan akademiknya sekretaris prima juwita Surakarta dengan index prestasi 3,8. Disamping itu, saya baru saja menyelesaikan kursus computer yang diselenggarakan oleh LPK Nusantara. Saya mengikuti kursus computer untuk mempercepat tugas-tugas menulis surat dan laporan-laporan bisnis. Loka karaya tentang penulisan surat dan laporan-laporan bisnis yang diselenggarakan oleh Beta Prima grup telah memberikan pengalaman yang sangat berharga bagi penyelesaian tugas.


Hasil pelatihan tersebut telah dapat membantu saya dalam menyelesaikan beragai tugas secara efisien seperti surat penjualan, surat penawaran, surat jual beli, dan laporan keuangan.


Pada saat ini, saya adalah sekretaris pada PT Adiguna dengan pengalaman dan prestasi 2 tahun. Saya sedang mencari kesempatan kerja yang lebih menantang untuk memperluas wawasan dan pengalaman sebagaimana yang bapak tawarkan.


Saya sangat gembira, jika bapak berkenan mempertimbangkan prestasi dan kualiikasi saya. Panggilan untuk wawancara dengan bapak, sungguh sangat saya harapkan.


hormat saya,


Nurhidayati


Lampiran: Resume

Tips untuk Pelamar Kerja

Satu hal yang tak boleh dilupakan oleh pelamar kerja adalah bahwa pelamar kerja sebenarnya sedang “menjual potensi diri” kepada perusahaan secara tertulis baik mencakup kepribadian,kualifikasi, pelatihan yang pernah diikuti,pengalaman kerja dan hobi. Oleh karena itu, surat lamaran kerja dapat juga dikatakan sebagai surat penjualan. Sebagai surat penjualanpaling tidak surat tersebut harus mudah dipahami, jelas, ringkas, tepat atau sesuai dengan pekerjaan dan rapi dalam penampilan.

Yang Perlu Anda Perhatikan
Pelamar kerja harus mempunyai kualifikasi atau pengalaman kerja untuk posisi pekerjaan yang dikehendaki.
  • Bangkitkan pembaca, bukan dari sudut pandangn penulis.
  • Tekankan hal-hal yang membedakan dengan pelamar lainnya. 
  • minat terhadap kualifikasi yang dimiliki. 
  • Tunjukan hal-hal yang positif. 
  • Usahakan surat lamaran kerja rapi, bersih dan menarik. 
  • Tulislah surat dari sudut pandang 
Yang Harus Anda Hindari
  • Jangan melamar pekerjaan di luar kemampuan anda.
  • Jangan mengiriman surat lamaran kerja hasil fotokopi 
  • Jangan mengataan bahwa anda menerima jenis pekerjaan apa saja. 
  • Hindari kata-kata yang berlebihan 
  • Jangan meminta belas kasihan terhadap perusahaan yang dilamar. 
  • Hindari untuk mempermasalahkan gaji, kecuali ketika ditanyakan pada saat wawancara kerja. 
  • Jangan memberi komentar langsung tentang karakter pribadi.