Cara Menulis Laporan Formal

Konten []

Cara Menulis Laporan Formal

Membuat laporan menjadi suatu keharusan dan sering dibuat oleh individu maupun instansi dalam dunia bisnis, hal ini menandakan laporan mempunyai suatu nilai yang berharga dan diakui kredibilitasnya terutama laporan formal. dibawah ini akan diulas bagaimana tahapan-tahapan membuat suatu laporan formal yang baik dan benar.

silahkan membaca..
Cara Menulis Laporan Formal
Laporan Formal

Mendefinisikan Masalah

Dalam menulis suatu laporan, baik itu laporan informasional atau laporan analitikal, tahap pertama adalah mendefinisikan masalah. Anda harus memutuskan informasi apa yang Anda perlukan untuk menyelesaikan suatu laporan.

1. Pertanyaan yang Tepat

Sering kali,suatu masalah yang didefinisikan untukm Anda telah ditetapkan oleh orang-orang yang memiliki otoritas terhadap suatu laporan . Bila hal ini terjadi, Anda perlu mempertanyakan apa tujuan laporan tersebut dibuat, sebelum Anda melakukan investigasi lebih jauh. Pertanyaan-pertanyaan berikut ini akan dapat membantu Anda dalam melakukan investigasi/penelitian.
  • Apa yang perlu ditentukan?
  • Mengapa masalah tersebut penting?
  • Siapa yang terlibat dalam situasi tersebut?
  • Di mana munculnya suatu masalah?
  • Kapan masalah itu muncul?

2. Mengembangkan Pernyataan Tujuan

Dalam pertanyaan-pertanyaan terbuka, Anda harus mengembangkan suatu pernyataan tertulis secara jelas terhadap tujuan suaru laporan. Anda dapat menggunakan satu di antara tiga cara berikut ini.
  • Menggunakan kalimat infinitive.
  • Menggunakan pertanyaan.
  • Menggunakan suatu pernyataan deklaratif.
Pernyataan tujuan laporan harus dibuat sejelas mungkin dan hindari memasukkan informasi yang tidak relevan.

Kerangka Untuk Analisis

Setelah Anda mendefiniskan masalah dan menentukan tujuan penelitian, Anda dapat mulai melakukan suatu penelitian. Penelitian juga memerlukan kernagkan (outline) untuk keperluan analisis karena memungkinkan Anda memecahkan  masalah, seperi kerangka laporan memungkinkan Anda menulis dengan cata yang sistematis.

1. Mengembangkan Struktur yang Logis

Anda harus dapat mengembangkan struktur penelitian yang logis dan mudah dipahami sesuai dengan subjek penelitiannya . Jika tujuan umum Anda adalah untuk memberikan informasi yang akan ditafsirkan orang lain, kerangka informasional lebih sesuai diterapkan meskipun beberapa bagian dari penelitian Anda perlu dianalisis untuk menekankan fakta-fakta yang penting.

  • Tugas Informasional
Suatu studi yang mengarah kepada laporan factual dengan sedikit analisis atau penafsiran umumnya dikelompokkan atas dasar sub-subtopik. Sub-subtopik tersebut dapat disusun dalam berbagai cara.
  1. Urutan Tingkat Kepentingan
  2. Secara Berurutan
  3. Secara kronologis
  4. Menurut Ruang Tempatnya
  5. Menurut Geografis
  6. Menurut Kategori


  • Tugas Analitikal
Laporan yang berisi analisis, kesimpulan, dan rekomendasi umunya dikategorikan dengan metode pemecahan masalah (problem-solving method). Hipotesis merupakan suatu pendekatan structural yang paling umum. Bila masalahnya adalah untuk menemukan penyebabnya, memprediksi hasil, atau  mencari pemecahan suatu masalah, salah satu cara untuk mengatsainya adalah mengformulasikan penjelasan hipotesis.

2. Aturan Pembagian

Membagi sesuatu secara fisik adalah relative  udah dibandingkan membagi suatu ide yang tak nampak secara fisik. Bagaiamana Anda dapat membagi ide-ide Anda dengan baik? Berikut ini adalah ebebrapa aturan singkat mengenai pembagian suatu ide ke dalam beberapa komponen.
  • Memilih prinsip-prinsip dasar pembagian secara benar.
  • Gunakan satu kategori/pronsip setiap kali membagi laporan ke dalam sub-subtopik.
  • Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda.
  • Teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen.
  • Menyusun Kerangka Pembuka
Anda dapat menggunakan format kerangka untuk menyajikan ide-ide Anda. Kerangka pembuka (preliminary outline) memberikan kemudahan dalam melakukan investigasi. Kerangka sangat diperlukan, jika
  1. Anda merupakan salah satu di antara beberapa orang yang melakukan suatu tugas.
  2. Investigasi Anda akan semakin luas dan akan mencakup banyak sumber dan jenis datanya.
  3. Anda tahu dari pengalaman masa lalu bahwa orang yang meminta untuk melakukan studi (riset) akan melakukan revisi terhadap tugas selama kegiatan investigasi Anda.
Secara umum ada dua system pembuatan kerangka (outlining), yaitu system alfanumeris dan system decimal. Konstruksi paralel ini memungkinkan pembaca untuk melihat bahwa ide-ide berhubungan, sama pentingnya, dan sama level keumumannya.Dalam menulis kerangka, Anda juga harus memilih antara caption kerangka deskriptif (topical) dan informatif (talking). Caption  kerangka deskriptif memuat subjek yang akan dibahas, sedangkan caption kerangka informative (dalam bentuk pertanyaan dan rangkuman) memuat arti suatu masalah.

Menyususn Rencana Kerja

Setelah Anda mendefinidikan masalah dan memuat kerangka, selanjutnya Anda perlu menetapkan suatu rencana kerja yang didasarkan pada kerangka pembuka (pendahuluan). Jika Anda melakukan studi formal, rencana kerja akan lebih rinci karena hal itu akan memberikan petunjuk prestasi atas sejumlah tugas pekerjaan yang telah dilakukan. Suatu rencana kerja formal umunya mencakup beberapa hal sebagai berikut.
  1. Permasalahan yang dihadapi
  2. Maksud dan scopr (ruang lingkup) atas investigasi Anda.
  3. Pembahasan atas urutan tugas (sumber informasi,observasi atau eksperimen, dan batasan waktu, uang, atau data yang tersedia).
  4. Telaah atas pekerjaan proyek, jadwal, dan sumber-sumber yang diperlukan (siapa yang bertanggung jawab, kapan akan dilakukan ,dan berapa biaya investigasi)

Melakukan Penelitian

Nilai laporan Anda tergantung pada kualitas suatu informasi.Dalam kaitan ini, bagaimana Anda memperoleh informasi yang Anda perlukan baik melalui sumber-sumber primer (primary sources) maupun sekunder (secondary resources).

Sumber primer akan memberikan informasi atau data yang dikumpulkan dari sumber-sumber asli (tangan pertama) untuk tujuan tertentu. Sedangkan sumber sekunder akan memberikan data yang telah dikumpulkan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu. Data sekunder tersebut berasal dari laporan tangan kedua.

1. Sumber-sumber Primer

Apabila informasi yang Anda perlukan tidak tersedia dari sumber-sumber sekunder, Anda harus mengumpulkan dan menafsirkan data dengan melakukan penelitian primer. Anda harus melakukan penelitian secara langsung ke dalam dunia nyata. Ada 4 cara untuk mengumpulkan data primer, yaitu memeriksa dokumen0dokumen ,observasi, survey, dan melakukan eksperimen.
  • Dokumen
  • Observasi
  • Survey
  • Eksperimen

2. Sumber-sumber Sekunder

Meskipun penelitian Anda kebanykan menggunakan sumber-sumber primer, pertama kali Anda akan menelaah informasi yang berasal dari sumber sekunder. Dalam kaitanyya dengan sumber-sumber sekunder, Davis menyatakan bahwa dengan semakin berkembangnya teknologi dewasa ini, banyak informasi yang dapat diperoleh melalui Internet (online) mauoun yang tersimpan dalam bentuk CD-ROM (Compact Disc- Read Only Memory).

Ada bebrapa alas an yang melatarbelakangi mengapa orang menggunakan sumber-sumber sekunder, yaitu melalui jasa online atau jaringan Internet.
  • Hemat Waktu
  • Ketelitian
  • Relevansi
  • Efektivitas Biaya

Analisis Data

Setelah melakukan penelitian dan memperoleh data yang Anda inginkan, selanjutnya Anda perlu melakukan analisis terhadap hasil temuan Anda tersebut.

1. Perhiutungan Stastistik
Kebanyakan data yang Anda peroleh dari suatu penelitian berbentuk angka-angka. Dengan perhitungan statistic secara sederhana, Anda dapat menghitung rata-rata (average) , perkembangan (trends), dan korelasi (correlations).

2. Kesimpulan
Pengambilan kesimpulan dapat didsarkan pada suatu kombinasi antara fakta-fakta yang tersedia, pertimbangan nilai, dan asumsi-asumsi. Oleh karena itu, sangat jarang pengambilan kesimpulan hanya disadarkan pada penemuan fakta semata. Meskipun demikian, Anda juga perlu tahu bahwa pengambilan kesimpulan terhadap suatu kasus dapat mengandung unsur-unsur yang bersifat subjektif.

3. Rekomendasi
Kesimpulan berbeda dengan rekomendasi. Kesimpulan merupakan opini atau penafsiran terhadap suatu pokok bahaasan tertentu, sedangkan rekomendasi adalah sran yang diberikan untuk melakukan tindakan tertentu.

Suatu rekomendasi yang baik (good recommendations), paling tidak mencakup tiga criteria yaitu (1) praktis, (2) dapat diterima oleh pembaca, dan (3) penjelasannya cukiup rinci sehingga pembaca dapat melakukan suatu tindakan.